9 règles d’or pour parfaitement gérer vos données sur Excel

 

Comment structurer parfaitement vos données sous Excel en moins de 9 min.

 

 

 

 

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9 règles d’or pour parfaitement gérer vos données sur Excel

A l’origine, Excel est fait pour faire des calculs, mais  Excel est de plus en plus utilisé pour stocker des données (une ou plusieurs tables/listes/tableaux de données).

Les récents développements d’Excel permettant ce stockage vont encore accélérer cette tendance.

Excel est un excellent outil de gestion de liste de données dans de nombreux cas, sous conditions de respecter un certain nombre de règles !

Vous trouverez ici une sélection de 9 règles d’or pour utiliser Excel comme liste de données.

 

Récapitulatif des règles

Structure :

Règle 1 – Une feuille = une table de données et rien d’autre

Règle 2 – Dans la première ligne : uniquement et seulement les titres de colonnes

 

Calculs/Données :

Règle 3 –  Doublons : Une clef primaire dans la première colonne/Pas de  doublons dans les titres de colonnes

Règle 4 – Vides : pas de lignes et colonnes vides et cellules vides, même pour les titres de colonnes

Règle 5– Éviter d’avoir plusieurs colonnes pour une même dimension

 

Données numériques :

Règle 6 – Utiliser les filtres automatiques

Règle 7 – Utiliser les tableaux d’Excel et Utiliser l’outil de validation des données

Règle 8 – Ne pas ajouter de totaux, sous-totaux et calculs intermédiaires

Règle 9 – Positionner les données numériques et les calculs dans la partie droite de la table, n’utiliser qu’une seule formule par colonne

 

Règle 1 – Une feuille = une table de données

Il est indispensable que chaque table occupe une feuille, et rien qu’une feuille.

En effet, avoir deux tables sur la même feuille de calcul est potentiellement très dangereux.

Vous risquez de supprimer une ligne sans penser à votre autre table de données juste à côté de celle où vous travaillez.

Excel 2007 règle d’or liste de données

Règle 2 – Dans la première ligne : uniquement et seulement les titres de colonnes

La première ligne de la feuille contient toujours et uniquement les titres et doit se trouver en ligne 1 :

Excel 2007 règle d’or liste de données

En augmentant la hauteur de la première ligne ,vous pourrez ajouter des boutons ou ajouter un cadre blanc au dessus (outils de dessin) , des titres ou d’autres informations, vous augmentez ainsi la lisibilité et la navigation dans le fichier. Par exemple : 

Excel 2007 règle d’or liste de données

Encore une fois, l’idée est de n’avoir que les données sur la feuille au niveau des cellules.

 

Règle 3 – Clef primaire

A) – Une clef primaire dans la première colonne

Sous Access,par exemple on ajoute toujours une clef primaire à cette table. Cette clef n’existe pas dans Excel, donc il est indispensable de l’ajouter manuellement. On choisira une clef qui s’auto-incrémentera lors de l’ajout d’une nouvelle ligne.

 

Excel 2007 règle d’or liste de données

 Aucune cellule vide dans cette colonne ne doit exister, en d’autres termes, chaque ligne doit avoir une clef.

 

Excel 2007 règle d’or liste de données

Ceci permettra d’effectuer un comptage du nombre de lignes (fonction nombre dans les tableaux croisés dynamiques), ou encore de retrouver rapidement une fiche papier si la base a été saisie à partir de données papier. Dans le cas où vous utilisez des noms dynamiques.

 

B) Pas de doublons dans les titres de colonnes

Afin de garantir que chaque colonne désigne un élément spécifique, il faut se garder d’utiliser le même nom de colonnes deux fois.

 

Règle 4 –Cellules vides

A)  Pas de cellules vides dans les titres de colonnes.

En effet, vous perdez l’information concernant le contenu de la colonne et en plus, vous ne pourrez pas utiliser correctement les tableaux croisés dynamiques. Un corollaire de cette règle est de ne JAMAIS utiliser de cellules fusionnées, que ce soit pour les titres de colonnes ou à l’intérieur de la table.

 

Excel 2007 règle d’or liste de données

B)  Pas de lignes et colonnes vides

En laissant une ligne ou une colonne vide, vous risquez de ne travailler que sur une partie de la table (reconnaissance automatique de la table par Excel).

Excel 2007 règle d’or liste de données

Règle 5 – Éviter d’avoir plusieurs colonnes pour une même dimension

Pour éviter des problèmes dans la structure de données et surtout éviter toute complexification de votre liste de données, il vaut mieux se poser quelques minutes et réfléchir aux besoins en termes d’exploitation de données, que se soit sous forme de graphique ou d’exploitation de la table.

 

Excel 2007 règle d’or liste de données

 

Règle 6 – Utiliser les filtres automatiques

L’utilisation des filtres automatiques permet de travailler directement sur toute la table de données.

La création de tableaux croisés dynamiques ou encore pour trier les données par ordre alphabétique.

 

Pour infos  : aller dans l’onglet (ou le menu) données, puis choisir filtres automatiques.

 

Excel 2007 règle d’or liste de données

Règle 7 – Utiliser les tableaux d’Excel

Améliorer progressivement au grès des versions d’Excel, l’utilisation des tableaux (autrefois appelés Liste sous 2003) s’avère très efficace pour saisir des données directement dans le tableau. 

Excel 2007 règle d’or liste de données

Voici comment les mettre en place :

– 2003 : Menu données, puis Liste

– 2007 : Sélectionnez votre plage de données, puis dans l’onglet Accueil, choisir Mettre sous forme de tableau.

 

Règle 8 – Eviter les sous totaux et calculs intermédiaires et utiliser l’outil validation de données.

 

A) Ne pas ajouter de totaux, sous-totaux et calculs intermédiaires

En ajoutant ces calculs dans la feuille contenant les données, vous courrez le risque que ceux-ci soient comptabilisés dans des tableaux croisés dynamiques ou dans d’autres calculs effectués sur des colonnes entières.

 

B) Utiliser l’outil de validation des données

La validation des données sous Excel est un outil très puissant.

Il permet de vérifier par exemple la bonne saisie de dates,de valeurs rentrées soit entre bornes min et max soit appartenant à une liste.

 

Voici un exemple permettant d’ ajouter une liste à une colonne. Tout d’abord définissez un nom, ici liste_produits (sélectionnez la plage, puis dans la zone de nom située à gauche de la zone de formule, tapez liste_produits, validez par entrée) qui fera référence à votre liste de valeurs.

 

Puis sélectionnez la colonne de la ville dans votre table de données et choisissez Données – Validation, puis dans le menu déroulant, Liste. Finalement, ajouter = liste_produits  dans la zone “Source”.

 

Il ne reste plus qu’à utiliser la zone de liste déroulante disponible lorsqu’on se trouve sur la cellule :

 

Excel 2007 règle d’or liste de données

Règle 9 – Calculs à droite

A ) Positionner les données numériques et les calculs dans la partie droite de la table

Mettre les données numériques de sorte que l’enchaînement se fasse de gauche à droite et les calculs seront à droite de la table de données.

Ceci permet de localiser rapidement les calculs, mais aussi de respecter une certaine logique dans la lecture des informations.

 

Cette méthode de construction rend plus aisé la génération de tableaux croisés dynamiques.

Excel 2007 règle d’or liste de données

 

B) N’utiliser qu’une seule formule par colonne

Si la base est bien structurée, il est recommandé de n’utiliser qu’une seule formule pour toute la colonne, formule qui sera recopiée sur toute la colonne de la table. Cela permet d’éviter des corruptions de données. 

 

Excel 2007 règle d’or liste de données

 

Si vous voyez d’autres règles n’hésitez pas à laisser un commentaire ci-dessous…

En respectant ces 9 règles vous pourrez construire des tables/listes/tableaux de données faciles à utiliser, rigoureux et solides.

 

Les étapes suivantes sont : – ajouter un formulaire de saisie. – Faire de l’analyse de données avec les tableaux croisés dynamiques.

 

Fichier exemple  : EXCEL_2007_REGLES_OR_LISTES_DONNEES

 

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