Interface Excel

SEANCE  : FORMATION EXCEL

• Interface Excel, vocabulaire

Vendredi 10 janvier 2020, 19h43, tu t’apprêtes à éteindre ton ordinateur quand tu reçois un mail de ton maître de stage : « Peux-tu me retraiter l’Excel en PJ, ça prend 5 min max ». Suivi d’un nouveau mail dans la foulée, « Avec la PJ c’est mieux 😉 ». Tu doubles cliques et tombes sur un tableau de 1450 lignes.

De là deux options, soit tu as suivi ces cours sur Excel et tu es dans l’ascenseur à 19h48, soit tu envoies un sms à ta colloc : « Je dors au bureau ce soir, ne regarde pas Koh-Lanta sans moi. »

Pour que jamais tu ne rates Denis Brogniart, je te propose de maîtriser les bases d’Excel grâce à ces cours. Au programme : RechercheH, Tableaux croisés dynamiques, Index/Equiv, SOMME.SI et autres réjouissances booléennes.

On partira du principe que tu ne dormais pas complètement durant tes cours d’Excel et que tu en maîtrises le strict minimum.

A partir de cette intervention, chaque cours sera accompagné d’un fichier à télécharger pour t’entraîner sur les notions abordées.

On commence par

10 astuces essentielles pour éviter de passer pour un stagiaire lambda.

1. Utilise ton clavier

Même si ça ne saute pas aux yeux immédiatement, c’est bien plus efficace que la souris. Tu paraîtras beaucoup plus professionnel en ne décollant pas tes doigts du clavier.

Voici quelques raccourcis classiques pour gagner du temps.

Raccourcis Généraux :

Raccourcis de navigation :

Raccourcis de mise en page :

Enfin, pour accéder aux outils du ruban maintiens la touche ALT.

2. N’entre jamais de valeurs en dur

Un fichier Excel doit être simple à relire. Les valeurs brutes, en dur, doivent toujours être mises en évidences (en gras ou en couleur). Exploite-les ensuite à l’aide de formules.

Pour te relire : Formule puis Repérer les antécédents ou Repérer les dépendants. Cela affichera des flèches qui te permettront de comprendre l’origine de la valeur d’une cellule.

3. Nomme tes cellules et tableaux

Pour rendre des formules faisant appel à de nombreuses valeurs plus claires, n’hésite pas à nommer tes cellules. Pour cela, sélectionne la ou les cellules à renommer. Puis, clique sur la Zone Nom à l’extrême gauche de la barre de formule, et entre le nouveau nom de ta sélection. Attention le nom doit être unique et sans espace.

4. Insère des documents

Si un fichier Excel renvoie régulièrement à d’autres documents, il peut être bien vu de les insérer directement dans le tableur. Un onglet « Sources » peut permettre de regrouper tous ces documents et de gagner en temps et en concision au moment d’envoyer l’ensemble par mail.

Pour l’insertion : Insérer, Texte, Objet, cocher « Afficher sous forme d’icône », « Changer d’icône », renommer la légende, OK, OK, sélectionne le fichier à insérer

5. Fige les volets

Lorsque tu dois manipuler un tableau sur des centaines de lignes ou de colonnes, n’hésite pas à figer les entêtes de celui-ci. Cela te permettra de naviguer dans le tableau en gardant à l’œil les premières lignes de celui-ci.

Pour figer la première ligne/colonne : Affichage, Figer les volets, Figer la ligne supérieure/Figer la première colonne.

Pour figer plusieurs lignes/colonnes : Sélectionne la première ligne/colonne que tu ne veux pas figer, Affichage, Figer les volets.

6. Colore automatiquement certaines valeurs

Dans un tableau très dense, n’hésite pas à mettre en valeur automatiquement les valeurs hautes et basses par un jeu de couleur.

Pour cela, sélectionne les cellules à colorer, Accueil, Mise en forme conditionnelle, Nuance de couleurs. Cela permet de remarquer les tendances du tableau en un coup d’œil.

7. Groupe les lignes

Dans un tableau à plusieurs milliers de cellules, on peut gagner en clarté en groupant des valeurs superflues. Il suffit de sélectionner les lignes ou colonnes à réduire, Données et Grouper ou Dissocier (ou le raccourci clavier Maj + alt + Droite/Gauche).

8. Utilise la barre d’état

En bas à droit de ta feuille de calcul, la barre d’état affiche la somme de ta sélection et sa moyenne. Un clic droit te permet de modifier le type de calcul effectué. Cette barre est très utile pour vérifier tes résultats sans avoir besoin d’entrer de formule.

9. Compare facilement deux fichiers

Ouvre les 2 documents, puis Affichage, Côte à côte et Défilement synchrone. Cela te permettra de faire défiler simultanément les 2 fichiers.

10. Sauvegarde automatiquement

Pour que Windows enregistre toutes les 10 minutes ton document : Fichier, Options, Enregistrement, coche Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les 10 minutes.

Tu connais désormais quelques astuces pour gagner en efficacité. Le plus important reste de s’entraîner à manipuler Excel pour le maîtriser de mieux en mieux.

Excel 2016 : présentation de l’interface Excel 2016 en moins de 6 min.

Exemple sur la version 2016 :

Diverses astuces Excel

• Il vaut mieux rester (en général = sauf si l’on veut connaitre la position d’une colonne) en option « style de référence » = LC et non « style de référence » = L1C1. Il est ainsi plus aisé de modifier les formules pour transformer une référence relative (sans $) à une référence absolue (avec $). Pour ce faire allez dans les options Excel (raccourcis Alt+o, o), partie « Formules » et décocher la case « Style de référence L1C1 » : .
• Pour un retour à la ligne dans une cellule : enfoncez « Alt + Entrée ».
• Pour saisir un texte sur plusieurs cellules en même temps: sélectionnez la plage concernée, saisissez le texte, et appuyez sur « Ctrl + Entrée ».
• Si l’on ne veut pas afficher des #N/A dans un tableau :imaginons que la formule « formule » renvoie parfois #N/A et que je souhaite remplacer ces #N/A par des «  »
• sous 2003, il fallait utiliser la formulation =SI(ESTERREUR(formule) ; » »; formule) pour masquer les #N/A. Ce qui imposait d’écrire deux fois la même formule ;
• à partir de 2007, la fonction SIERREUR() permet d’éviter cette répétition de la formule puisque la syntaxe devient : =SIERREUR(formule ; » »).
• Pour forcer le calcul sur tout ou partie des formules (en calcul sur ordre) : appuyez sur Ctrl+h, puis remplacer «=» par «=». Cela ne change pas le contenu des cellules mais force le calcul sur les zones sélectionnées.
• Pour tous les autres problèmes de calcul non effectués ou de format, voir le chapitre suivant.
• Si les macros ne s’exécutent pas, il se peut que cela soit dû au niveau de sécurité trop élevé sous Excel 2000/2003 :
  • •  il faut aller dans Outils>Macros>Sécurité>, puis autoriser les macros Sous 2007, il faut aller dans le menu Développeur puis « Sécurité des macros » et faire de même.
• Recopie d’une cellule vers le bas :faire un double-clic sur la poignée de recopie pour recopier vers le bas une cellule (tant qu’il y a une valeur dans les cellules de la colonne de gauche et/ou de droite) ;s’il y a des trous dans les colonnes de gauche ou de droite on peut utiliser la méthode suivante :
  • • pour une copie simple :
      • Ctrl+c,
      • Aller tout en bas : Ex. : (Ctrl+)  ou  pour aller sur cette colonne puis Ctrl+ ,
      • Se mettre une colonne non vide (Ctrl +)  ou  et Ctrl+  pour remonter à la dernière ligne,
      • Puis par (Ctrl +)  ou  pour revenir à la colonne initiale, et à la ligne souhaitée,
      • Maj+Ctrl +  pour revenir à la cellule à recopier,
      • Ctrl+v pour effectuer la copie ;
    • pour une copie incrémentale :
      • Sélectionner la plage cible : étapes 2 à 4 précédentes,
      • Maj+Ctrl +  pour revenir à la cellule à recopier,
      • Maj+  pour descendre d’un cran,
      • x et Ctrl+Enter pour remplir la plage cible,
      • Ctrl+ pour revenir à la cellule à recopier,
      • Éventuellement Maj+  pour sélectionner deux cellules (si données en format nombre),
      • Double-clic sur la poignée de recopie.
• Faire une recherche approximative : il est possible de remplacer un caractère cherché par «?» et un ou plusieurs caractères par «*».